Si un hombre tarda una hora en cavar un pozo, ¿cuánto tarda en cavar medio pozo? Media hora, ¿verdad? ¿o no? (La respuesta al final del artículo)

Como amante de la efectividad, veo, escucho y leo a los mayores referentes en el tema. Uno de los puntos en el que todos coinciden es la cuestión de anotarlo todo. “Más vale lapiz corto que memoria larga”, dicen muchos.

Sin embargo, al mismo tiempo que la mayoría de los expertos en productividad recomiendan anotar todo, añaden a la frase algo así como: “No importa que sea en un papel o libreta. Lo importante es anotarlo todo”.

¿Qué es más efectivo?

Cuando analicé el tema en cuestión, valoré las diferentes alternativas, entre ellas el papel. Llegué a la conclusión de que, para que el sistema de organización funcione, debes anotar todo lo que se te ocurre en un medio 100% eficaz.

El sitio donde anotes debe ser sencillo, rápido, portable, disponible en todo momento, y seguro (que no se borre o pierda lo que escribiste).

Es verdad que el lápiz y papel tienen sus ventajas, sin embargo, no cumple los requisitos anteriores.

Por ejemplo, estás paseando por la playa, y se te viene a la cabeza una idea brillante. ¿Dónde lo anotas? ¿Llevaste tu libreta a la playa? O te despiertas en mitad de la noche porque has solucionado el problema que tenías en tu proyecto. ¿Prendes la lámpara de la habitación y te pones a escribir? ¿Y cómo haces para encontrar una nota de hace unas semanas? ¿Cómo organizas tu libreta para separar lo importante de lo que no lo es tanto? ¿A dónde va a parar lo que anotas una vez que te sientas a procesarlo? Si resulta que eso que anotaste es una cita en un día concreto y tienes que anotarlo en el calendario, ¿lo harás también en uno de papel?

Podría seguir, pero creo que está claro. El sistema que uses debe ser funcional. Y para eso, lo mejor es una aplicación tipo capturador, como Google Keep, Evernote, OneNote o similar. Comparar el papel y el lápiz con una app digital que funcione en tu smartphone y se sincronice con todos tus dispositivos, que tenga funciones como compartir, borrar, copiar y pegar, programar… bueno… es como pretender que un patinete circule por una autopista.

Sí, escribir un diario a lápiz, anotar un par de tareas o hasta añadir un dibujo rápidamente, puede ser provechoso según para qué. No digo que no. Pero si lo que quieres es organizar tu vida, te tienes que poner serio.

Estoy completamente seguro que todos los referentes en productividad personal y efectividad piensan de la misma manera o parecida. Entonces… ¿por qué esa recomendación?

La compasión y la efectividad

Pudiera ser una especie de compasión. Hay cientos, miles de personas que no se organizan bien. No porque no sean capaces, sino porque nadie se lo enseñó. En el colegio no te enseñan normalmente este tipo de materias.

Quizá, con el ánimo de ser más cercanos con este tipo de personas, cedemos y les “permitimos” que usen un medio más arcaico. O, a lo mejor, lo que se pretende es no parecer un extremista del orden. Es posible también que les hagamos esta propuesta sabiendo que la libreta será un primer paso y terminarán con una app en el móvil. No lo sé… Personalmente creo que es un error considerar el papel y el lápiz como una técnica de organización más.

Es como dejar a medias una caja de antibióticos. O como lo del pozo. ¿Tú has visto a alguien cavar medio pozo? ¡Es imposible! O se cava un pozo o no se cava. Aunque el pozo sea pequeño, es un pozo. No hay término medio.

Lo mismo en cuestiones de efectividad. Se puede mejorar el nivel de efectividad, pero o se es o no se es. Así que, si lo que quieres es un sistema de organización eficaz, no pierdas tu tiempo anotando en una libretita. Prueba lo del capturador. En un par de semanas, es muy posible que te hayas acostumbrado, y que sientas que tu vida está dando un giro radical. Y créeme, no lo cambiarás por la libreta.

El éxito no se logra sólo con cualidades especiales. Es sobre todo un trabajo de constancia, de método y de organización – J.P. Sergent Clic para tuitear

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Jaír Amores

Mi nombre es Jaír y soy de la cosecha del 78. Estoy felizmente casado, tenemos dos preciosas hijas, y vivimos en Las Palmas de Gran Canaria. Desde muy chico, ya me gustaba el tema de la efectividad. Disfrutaba haciéndome un horario, poniendo en marcha sistemas para automatizar tareas. Y… no sé si a ti te ha ocurrido también: me daba cuenta de muchas cosas que podrían hacerse mejor, bien con más eficiencia o eficacia. Me sigue pasando, por cierto. Aparte de la curiosidad innata por estos campos, he leído muchos libros de esta temática, he realizado cursos, y también me he formado gracias a podcasts, blogs, videos, y todo lo que ha caído en mis manos. Tengo muuuuuchas inquietudes. Estudiar y aprender es en sí mismo, un deleite para mí. Y compartir lo que aprendo… todavía mejor si cabe. Estoy convencido de que la efectividad siempre es mejorable, pero… sin olvidar las cosas importantes de la vida.

1 comentario

Cómo reducir el uso de papel - 25 ideas para eliminar el papel de tu vida · 21/01/2019 a las 7:33 am

[…] hablado aquí de las diferencias entre los libros electrónicos o en papel, y también de lo de anotar en libretas, por citar solo algunos artículos relacionados. Sirva también de reflexión el subtítulo […]

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