Time blocking para organizar tu calendario y tu vida

Erase una vez un chico con buenas intenciones. Muy trabajador, «muy majete», cómo dice mi abuela. El problema es que no sabia qué era un calendario (ni mucho menos qué es esto del Time blocking). El colegio no se lo enseño. Nadie se lo dijo. Siempre iba corriendo a todos sitios. Era una persona dispuesta, así que decía que sí a todo. Quería estar con los suyos, tener tiempo libre, aprender más, hacer deporte, ayudar a otros, conseguir un mejor trabajo, quería, quería, pero estaba tan ocupado que al final del día estaba agotado. Un rato de tv y a dormir. Mañana será otro día. ¿Te suena?

Es el ciclo típico de la mayoría de las personas. Pero si estás escuchando esto es porque te interesa un cambio, un sistema que te ayude a organizar tu tiempo. Hoy hablamos del Time blocking y cómo organizar tu calendario (y de paso, tu vida).

Explicación del método «Time blocking»

Antes de nada, vamos a explicar muy brevemente en qué consiste esto del Time blocking y cómo usarlo para organizar el calendario. Esta expresión en inglés es algo así como bloqueando el tiempo. Se trata de organizar el calendario por bloques de tiempo que se separan para una actividad en concreto. No es un método nuevo, aunque lo parezca. Ya en nuestra época escolar, seguramente usábamos una agenda donde nos ponía a qué hora se daba cada clase.

(Una demostración más de que eso de la efectividad personal es esencial aprenderlo desde pequeños)

La premisa del método Time blocking es clara:

Si no está en la agenda, no existe Clic para tuitear

Es decir, en el calendario debe estar anotado absolutamente todo lo que vayamos a hacer.

¿Entonces hay que poner cuando ir al baño? ¡Nooo! O tal vez sí. Las urgencias son las urgencias, claro está. Pero igual no estaría de más asignar un bloque de tiempo para aseo personal. Llámalo arreglarse, “chapa y pintura”, acicalamiento, etc. De hecho, en la entrada sobre el ritual mañanero hablamos del aseo. Una buena idea es poner un bloque de tiempo para este ritual de las mañanas. 

Diferencias entre Time blocking y GTD

Se podría hablar mucho sobre las diferencias entre Time blocking y GTD. Da para escribir un par de libros, pero no es la idea aquí. Eso sí, te aconsejo conocer al menos qué es esto del GTD (no es un coche deportivo, jejeje). Si le quieres echar un vistazo, aquí tienes algunas entradas relacionadas con el tema:

Anotar todo (GTD parte 1)

Qué es una cita y qué es una tarea (GTD parte 2)

Las listas de tareas y los contextos (GTD parte 3)

¿No eres organizado? La solución final

Básicamente podríamos decir que en Time blocking no se procesa tanto, y que no tiene listas de tareas. Todo: citas, tareas, eventos, proyectos… todo lo que lleve tiempo tiene un bloque asignado en el calendario. Desde que no pongas algo en el calendario, el chiringuito deja de funcionar.

Un punto importante es que Timeblocking no es un método integral. Es decir, para que sea un sistema, le faltan pasos. Por ejemplo, en GTD, el timeblocking se limita a agendar citas, no tareas. En el método C.A.R., el Timeblocking es una opción al analizar bandejas de entrada. 

Por otro lado, hay que tener en cuenta esto de agendar todo lo que lleve tiempo. Por ejemplo, si vamos a ir a un sitio, es bueno incluir el tiempo de trayecto. Icloud, de Apple, usa los mapas y se ajusta para avisarte a qué hora tienes que salir. En el calendario, te amplía ese bloque de tiempo con el trayecto al lugar que le hayas dicho. 

Time blocking tiempo de viaje
Un ejemplo de cómo gestiona iCloud el tiempo de viaje

En cuanto a las famosas listas de tareas… se supone que no debería haber. Hemos dicho que todo va en el calendario.

Los proyectos

Hay quien aconseja poner bloques de proyecto en vez de ser específico e incluir tarea por tarea. Creo que esto es un error en personas que no tengan mucho autocontrol, porque al final vas a tirar a lo más fácil. Dentro de un proyecto hay muchas tareas. Algunas son más sencillas o más agradables que otras, e inevitablemente, como el calendario te dice: «Proyecto x», tu vas a escoger lo que te parezca. Ademas, como dijo Henry Ford, «nada es especialmente difícil si lo dividimos en tareas pequeñas». Parece más efectivo especificar tarea por tarea.

Claro, hay veces que no se puede. Por ejemplo, en mi trabajo no puedo saber normalmente que tareas voy a realizar. Así que, salvo cosas puntuales, tengo un bloque bastante grande de trabajo. Es cuestión de probar. 

Time blocking extreme, mejor no

Esto de ir poniendo tareas o citas en el calendario, y que se vayan coloreando los huecos puede ser adictivo. Así que recuerda que no hay por qué rellenarlo todo. Si hay huecos libres mejor. Ahora bien, los huecos libres no son tiempo libre. Lo ideal es programar tiempo libre de calidad. 

Claro está, los huecos libres deben ser pocos. Lo normal es que, si vas a una fecha futura, veas bastante tiempo sin asignar, y que, al contrario, las fechas cercanas estén sobrecargadas. 

Pomodoro y Time blocking se llevan muy bien

Entre tarea y tarea podemos dejar espacios. La mayoría de calendarios (salvo en una pantalla grande) funcionan visualmente por bloques de quince minutos. Es decir, tu puedes poner una tarea de 8 minutos, pero en el calendario te va a parecer una tarea de 15. Si pones una tarea de 8 y otra de 7, las dos se van a solapar. Por eso, lo ideal sería poner bloques de al menos 15 minutos. 

Time blocking tareas solapadas
Un ejemplo de cómo quedarían varias tareas que se solapan entre sí, y que tienen tiempos totales de varios minutos

También es conveniente dejar cinco minutos entre bloque y bloque, pero visualmente no queda muy bien. Si eres disciplinado, puedes dejar pegada una tarea a otra y usar el sistema Pomodoro con una alarmita o algo así para dejar un margen. Esto es como girar en una esquina, tendrás que aflojar el paso, porque si no… 

En la entrada No trabajes sentado. Gluteus máximus hablamos también del Pomodoro. Te recomiendo echarle un vistazo.

Aunque es mejor no poner bloques demasiado largos, si combinas Time blocking con Pomodoro, puedes dejar un bloque de varias horas, y tener en cuenta trabajar 50 minutos, descansar 10, y volver a la carga. 

Tipos de bloques

Un par de consideraciones sobre los bloques:

  • Variar entre tipos de actividades o tareas es mucho más efectivo
  • Asignar lo primero el ritual mañanero
  • Bloquea tiempo para las tareas más difíciles o desagradables al principio del día. Si después el día se complica, ya tendremos lo importante hecho
  • Mejor no dar a una tarea más tiempo del que es ni menos (recuerda la ley de parkinson
  • Es mejor tener un poco de margen de más para ir tranquilos. Si calculas que algo te va a llevar 45 minutos, pon 1 hora
  • Asigna colores para los diferentes tipos de bloque (trabajo, ocio, hogar…). No es bueno poner más de 4

Recuerda que como en muchas cosas en la vida, en el equilibrio está la clave. En otras palabras, tampoco hace falta complicar el sistema poniendo bloques hasta para estornudar, añadir tiempos de viaje, colores, y toda funcionalidad que exista, porque entonces se vuelve pesado (y queda muy feo).

Recuerda revisar (1 mes, 1 semana, 1día)

Para que el Time blocking funcione, es imprescindible revisar el calendario y mover los bloques que sean necesarios con frecuencia. ¿Cuánta? Mínimo una revisión general al principio de cada mes, una revisión un poco más a fondo al principio de cada semana, y una vez al día por la mañana o por la noche el día antes.

Hay que decir que con un móvil con pantalla pequeña es más difícil ver un mes completo o una semana. Este método gana mucho si se gestiona desde una tablet grande o desde un ordenador. Después se puede usar el móvil como visor del día corriente. 

Widget android
Un par de ejemplos de widgets de calendarios para la pantalla de inicio del móvil (de la web: Tuttoandroid.net)

Hay quien usa una pizarra o una hoja en papel, y después lo pasa al móvil. Pierde algunas funciones, y al mover los bloques tendrá que «estropear» un poco el calendario, pero va a ver la agenda completa de forma muy gráfica. 

Funciones extra

Para sacar el mayor partido al Time blocking, existen un montón de funcionalidades.

Por ejemplo, puedes usar tareas repetitivas. Tu pones un bloque de tiempo, y le dices que te lo repita todos los lunes a esa hora, o el primer martes de cada mes, etc. Al tener las tareas más importantes que sabemos que se van a repetir ya bloqueadas, esto nos permite programar fechas muy futuras. 

Detalle repticiones

También tienes la opción de añadir una alarma. Puedes programarla para que suene a la hora en la que empieza el bloque de tiempo, una hora antes, o en un momento específico distinto. Hay bastantes expertos en contra de usar alarmas. Si quieres, puedes usarlas al principio. De todas formas, lo ideal es revisar el calendario. Si tienes un widget para la pantalla de inicio del móvil, podrás ver la agenda en un vistazo, y las alarmas serán innecesarias. 

Detalle alarma

Una función muy útil es la de compartir calendarios. Por ejemplo, puedes tener un calendario familiar. 

Cómo usar colores para organizar el calendario

Colores

Según parece, el ojo humano puede detectar un millón de variaciones cromáticas (o colores), derivados de los colores primarios. El color enriquece la vida, y nos ayuda a ser un poquito más felices. ¿Te imaginas ver la vida en blanco y negro, como le sucede a muchos animales? Por otro lado, los colores han servido a los humanos para organizar, categorizar y señalar. Ahora bien, ¿es beneficioso llenar de color nuestro time blocking? ¿Cómo podemos usar los colores de forma efectiva?

Por qué usar colores para organizar el calendario

Muchas personas prefieren un estilo visual que les ayude a diferenciar tipos de tareas. Además, por qué no decirlo, probablemente sea más bonito. Si se categoriza bien, añadir colores puede resultar bastante útil.

Así que vamos a ver, primero, algunas pautas a tener en cuenta, y después, algunos tipos de categorización por colores.

Se puede usar un color para una tarea (única o repetitiva), o para un calendario completo. La ventaja si se usan calendarios distintos, es que se puede seleccionar el calendario para verlo, o deseleccionarlo para dejar de verlo en la pantalla. La desventaja es que hay que seleccionar el calendario al crear las tareas, aunque también tendríamos que seleccionar un color si solo usamos un calendario, pero queremos diferenciar tipos de tareas.

Se puede usar una opción mixta. Usar varios calendarios con colores distintos, pero darle a una tarea concreta el color que prefiramos. Evidentemente, la complejidad de este sistema aumenta.

Hay un peligro al usar calendarios distintos. Al agendar, debemos siempre tener todos los calendarios visibles (los que sean nuestros, no los de otras personas). Si no, corremos el riesgo de no darnos cuenta de que cierta hora está ocupada, al no ver ese calendario.

Un detalle a tener en cuenta que no todas las aplicaciones usan los mismos colores. En google es uno, y en una aplicación externa puede ser otro.

Significado de los colores

Cada color tiene su propio significado, y tener una noción básica nos puede ayudar a decidir cómo usarlos posteriormente.

Aunque se atribuyen una serie de significados básicos para cada color, te animo a mirar durante unos instantes los colores de abajo para que intentes percibir cómo te afectan a ti. Este pequeño ejercicio será muy útil para que después puedas decidir cómo usarás los colores en tus calendarios.

Rojo: El color rojo se suele utilizar para denotar importancia, fuerza, peligro, alta actividad.

Verde: El verde transmite paz, alegría. Está relacionado con la salud, con lo natural. Parece ser que influye en nosotros dando una sensación de descanso y bienestar.

Amarillo: El amarillo es un color intermedio entre el rojo y el verde, pero más cercano al segundo. Tiene el significado de alegría, de actividad medio-baja.

Naranja: El naranja, también es un color intermedio entre el rojo y el verde, pero en este caso, está más cercano al rojo. Está asociado al peligro y tiene el significado de actividad medio-alta

Azul: El azul es el color del cielo, y del mar. Se suele asociar al desarrollo personal y a la libertad.

Gris: Es un color neutro, y se utiliza para la neutralidad, el equilibrio, o la falta de concreción.

Tipos de selección de colores

Te propongo varias formas distintas de usar los colores para organizar las tareas de tu calendario, o dividir el mismo en varios calendarios:

Por urgencia (escala del semáforo). Nos sirve para saber qué tenemos que hacer primero. Se puede prescindir del amarillo, dejando solo el naranja para término medio entre los dos extremos.

  • Rojo: Muy urgente
  • Naranja (opcional): Urgencia medio-alta
  • Amarillo: Urgencia medio-baja
  • Verde: No es urgente
  • Gris (extra): Sin clasificar

Por importancia (escala del semáforo). Nos sirve para saber qué tareas son importantes para nosotros. Es la versión mejorada de lo anterior usando el cuadrante importante-urgente. Se puede prescindir del amarillo, dejando solo el naranja para término medio entre los dos extremos.

  • Rojo: Muy importante
  • Naranja (opcional): Importancia medio-alta
  • Amarillo: Importancia medio-baja
  • Verde: No es importante
  • Gris (extra): Sin clasificar

Por esferas / prioridades. Teniendo en cuenta la lista de prioridades que hicimos al principio del curso, podemos asignar colores.

  • Rojo: Trabajo
  • Verde: Ocio, descanso, vacaciones, diversión, entretenimiento
  • Azul: Desarrollo personal, espiritualidad
  • Amarillo: Familia, amigos, networking
  • Gris (extra): resto de actividades

Por autoridades. Teniendo en cuenta la responsabilidad sobre la tarea.

  • Rojo: Tareas que dependen exclusivamente de mí
  • Verde: Tareas delegadas en otros; recordatorios para verificar si está ok
  • Amarillo: Tareas que deberé delegar
  • Naranja: Tareas que haré en conjunto con otras personas
  • Gris (extra): Sin clasificar

Por cronotipos / nivel de actividad. Teniendo en cuenta el nivel de energía que requiere y qué tipo de cronotipos tenemos.

  • Rojo: Tareas que requieren un gasto de energía alto
  • Naranja (opcional): Tareas que requieren un gasto de energía medio-alto
  • Amarillo: Tareas que requieren un gasto de energía medio-bajo
  • Verde: Tareas que requieren un gasto de energía mínimo
  • Gris (extra): Sin clasificar

Como ves, el uso de colores da mucho juego.

Personalmente, prefiero no usar colores para no sobrecargar el sistema, pero esto es una decisión personal. Como dice el dicho, “para gustos hay colores”.

Eso sí, creo que no se deberían poner colores sin asignar una función clara. Tampoco parece muy útil usar colores parecidos, o más de 5 colores, pues esto nos exigiría una carga cognitiva demasiado alta, que ralentizaría el método, y restaría efectividad.

Para terminar, te dejo un video en donde puedes ver por ti mismo cómo usar el Google Calendar los colores para tareas únicas o repetitivas, y calendarios.

Otras funciones posibles en Time Blocking

Se puede compartir, no solo calendarios completos, sino eventos (bloques) sueltos. También es posible organizar eventos, añadir notas, adjuntar archivos… Todo esto es más bien de utilidad para gestión de equipos. Con usar lo anterior es más que suficiente. 

Para llevar a cabo Time blocking, puedes usar el calendario de Outlook (es el que menos se usa), el de iCloud (no se ve en todos los dispositivos) o Google calendar (el más recomendable aunque hay opciones que le faltan).

Además, puedes ampliar las funciones estándar de estos sistemas con aplicaciones gratuitas o de pago.

La ventaja de usar uno de estos sistemas es que la información se guarda en la nube y se sincroniza con todos tus dispositivos automáticamente. 

Abajo tienes un video que te explica cómo usar las funcionalidades de Google Calendar. No es una explicación del sistema Time blocking en sí, pero está bastante bien:

Los beneficios de usar Time blocking

El Time blocking es uno de estos sistemas que te puede cambiar radicalmente tu gestión del tiempo.

De entrada, te ayuda a ver tu vida en un vistazo. Te obliga a saber que es importante y que es urgente. Vas a ver si estás sobrecargado, o lo contrario. Eso te va a llevar a decidir quitar o añadir cosas en tu rutina. Time blocking es contrario a la multitarea: un bloque, un asunto, no varios a la vez.

¡Mira! Disculpa que sea drástico, pero, sea que uses Time blocking o GTD o cualquiera de estos métodos, tener una agenda es la diferencia entre una persona organizada y una que no lo es. 

Voy más lejos, si la vida moderna sigue en la línea que va, llegará el día en que las personas desorganizadas serán «Erase una vez”. Así que… ¿serás tu parte del cuento que se está escribiendo?

Si tienes una agenda llena de ocupaciones, serás alguien ocupado, pero si tienes una agenda llena de cosas importantes, serás alguien importante. Clic para tuitear

Me despido. Hasta que nos veamos de nuevo… ¡que lo pases muy bien!

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