Fechas subjetivas

¿Fechas subjetivas? Respétate un poco más

Al igual que muchos de los que buscan mayor efectividad, en el camino yo también tropecé con GTD. Encontrar el libro de David Allen fue un antes y un después. Durante algunos años practiqué GTD y me fue muy bien. Me sentía mucho más productivo que nunca antes.

Mientras seguía usando y perfeccionando GTD (siempre habrá un nivel más), también seguía aprendiendo todo lo que llegaba a mi radar sobre productividad, tiempo, efectividad… Escuché a algunas personas a las que consideraba tremendamente productivas que habían descartado GTD y estaban usando Timeblocking. Aseguraban que era un sistema mucho más simple y efectivo.

Yo también sentía que había llegado a mi tope, y que el sistema GTD me estaba empezando a agobiar. Como les pasa a muchos, te “caes de la tabla”, y empiezas a innovar, a saltarte las normas.

Así que me interesé por Timeblocking. El problema con Timeblocking es que no es un método en sí. Que yo sepa, nadie ha desarrollado una metodología concreta para poner bloques en el calendario. Sencillamente, lo vas rellenando y listo.

*Tienes más información sobre GTD y Timeblocking en los artículos:

Desarrollando mi propio método

Al final, como muchos otros, desarrollé mi propio método después de ensayo y error, y de conjugar todo lo que había aprendido. Deseché todo lo innecesario y conseguí algo sencillo, eficaz, que fuese adaptable a las circunstancias tan cambiantes en que vivimos, pero que no dejara de ser un método concreto.

Al principio lo diseñé para mí. No tenía intención ninguna de transformarlo en un curso. Pero viendo que funcionaba, empecé a compartirlo. Finalmente, lo paqueticé de tal manera que pudiese llegar a personas con diferentes perfiles al mío, y lo convertí en un curso: el método C.A.R.

Sería muy simple decir que es un híbrido entre GTD y Timeblocking, porque hay muchas diferencias e implica más conceptos y técnicas, pero me ha llamado la atención que algunos de los que ya han probado el método C.A.R. lo hayan descrito así.

Y esto es algo curioso, porque los defensores de GTD odian lo que llaman “fechas subjetivas”, mientras que los defensores de Timeblocking alegan que todo debe estar en el calendario («Si no está en la agenda, no existe»). No pueden ser opiniones más contrapuestas.

Las fechas subjetivas

¿Qué es una fecha subjetiva? Muy resumido, GTD solo “permite” poner fechas en el calendario cuando el día y la hora vienen impuestos. Un ejemplo es una cita en el médico, o una reunión de trabajo. El resto de asuntos o tareas no deberían ir en el calendario, porque si lo hacemos, estaríamos siendo subjetivos, y en la práctica, no cumpliríamos nuestras citas, dejando todo para última hora.

No estoy de acuerdo. Por muchas razones.

En primer lugar está la cuestión del tiempo. Una tarea y una cita envuelven un tiempo de duración. Es cierto que una reunión de trabajo puede agendarse con una duración de una hora y media, por ejemplo, pero… ¿de verdad se cumple después? Para la mayoría de las citas que agendamos en el calendario conocemos su inicio, pero no cuánto durarán. Así que establecer un tiempo para una cita también sería subjetivo.

Sin embargo, curiosamente, sí podemos prever cuánto tardaremos en una tarea, ya que somos nosotros los responsables de realizarla. Podemos establecer un tiempo concreto, sobre todo si tenemos experiencia previa y sabemos cuánto vamos a tardar. Además, una buena costumbre es agendar un poco más de tiempo para tener margen entre tarea y tarea, y evitar el estrés si tardamos más de lo previsto.

Por poner un ejemplo concreto, redactar un informe te llevará x minutos. Así que, ¿por qué no ponerlo en el calendario? Nuevamente, los defensores de GTD dirán que eso es irrealista, y que lo ideal es que pongas esa tarea en una lista, en el contexto adecuado, y que en el momento en el que se den las circunstancias para ese contexto, elijas redactar ese informe. Pero las listas de tareas, incluyendo las de GTD tienen un problema. Al haber varias opciones, corremos el riesgo de elegir la más fácil.

Además, muchas de las tareas que debemos realizar tienen una fecha de comienzo, y una de finalización. Casi la propia tarea te está diciendo que debe ir en el calendario, en un momento definido con anterioridad. Al no colocar este tipo de tareas en el calendario, el método GTD establece una serie de recursos, como las revisiones, para que no te despistes y esa tarea se realice antes de su fecha límite. Algunas apps basadas en la filosofía GTD incluyen recordatorios para avisarte de la fecha límite.

Por eso me parece mucho más sensato y más simple colocar un bloque de tiempo en el calendario en el momento que consideremos idóneo para realizar ese informe. Entiéndeme, un bloque o los que sean necesarios para concluir ese informe.

La potencia de esto es brutal, pues permite vaciar tu mente de ruido a un grado mucho mayor que las listas. Por poner un ejemplo, la renovación del DNi. A mi me toca dentro de unos 6 años. Y ya tengo un bloque de tiempo, de media hora, un día de la semana en el que suelo estar en casa por la tarde, un mes antes de la fecha de renovación, para pedir cita por internet. Incluso tengo en las notas de ese bloque la dirección web donde puedo sacar la cita.

No tengo que preocuparme de eso ahora, ni meterlo en una lista de tareas que me recordará de vez en cuando que tengo que renovar el dni, para posteriormente rescatar esa tarea en algún momento y traspasarla a otra lista con el contexto “acceso a internet”, para después revisar que en la semana x debería hacer eso, para… ¡Nada! El día que tenga que pedir cita, lo veré en el calendario y lo haré. Así de fácil.

*Por si lo estás pensando, el método C.A.R. incluye mecanismos de revisión por si antes de esa fecha es necesaria alguna modificación. En el peor de los casos, simplemente habrá que trasladar ese bloque de tiempo de media hora a otro día en una fecha cercana, anterior o posterior.

Hay quien argumenta, basándose en supuestos informes científicos (no te preocupes porque encontrarás uno que defienda cualquier postura imaginable), que está demostrado que colocar una tarea en el calendario suele llevar a dejarla para última hora. Es muy posible que se hayan hecho pruebas y esto sea así, pero también es muy posible que las personas que colocaban sus tareas en el calendario no siguieran ningún método (y mucho menos, el mismo método todas ellas).

Siguiendo con el ejemplo del informe… si tienes que entregar el informe el viernes, y estamos a lunes, ¿por qué no te lo agendas para mañana? ¿o para el miércoles? No veo ninguna complicación aquí. Al contrario, es simple, solo tienes que redactar el informe el día y hora en que te lo has propuesto.

Lo cierto es que, por más que me lo planteo, la única diferencia entre una cita y una tarea colocadas ambas en bloques de tiempo en el calendario, es una: las citas dependen de otros, y las tareas dependen de nosotros. Algunos especialistas en GTD usan la expresión “fechas impuestas por otros”.

Confianza y respeto

Y aquí viene una cuestión muy interesante: ¿en quién confías más?

Descartar colocar una tarea en el calendario por ser subjetiva es como decir que no confías en ti mismo. Incluso añadiría que es poner a otros por encima de tus prioridades. «Si me dicen que tengo que llevar el coche al mecánico tal día, pues lo acepto como un manso corderito, pero si quiero ir al parque con mis hijos el sábado, prefiero no ponerlo en el calendario. Ya veré si me apetece o si prefiero tirar de la lista ‘tiempo libre’”.

Pero en realidad, si se analiza bien antes de agendar, si se ponen los bloques con la duración y en el momento adecuados… es decir, si se sigue un método, cuando revises tu calendario, simplemente tendrás que hacer eso que habías previsto. Sí, hace falta disciplina (¿acaso no hace falta en GTD?), y por eso en el título te pido que te respetes. Créeme, es cuestión de práctica. Si lo has hecho todo bien, es tan simple como ver la próxima tarea que tienes agendada en tu calendario y… ¡hacerla!

Veo muchos inconvenientes en las listas de tareas, y por eso me propuse prescindir de ellas cuando empecé a diseñar mi propio método. Por contra, veo muchas ventajas en usar un calendario. Como explico en el curso, nuevamente, si se hace bien, el calendario se convierte en un avatar de tu vida, una representación gráfica de qué haces y de cuánto tiempo dedicas a cada cosa. Como consecuencia, te permite analizar todos tus compromisos diarios decidiendo no solamente cuándo podrás atender cierta tarea o cita, sino también si realmente puedes hacerlo o tendrás que decir “no” para poder cumplir con tus prioridades.

Y esto, en definitiva, es respetarte a ti mismo.

Los defensores de GTD probablemente te darán mil razones técnicas a favor de su sistema, y estoy seguro de que, de una forma más o menos directa, alegarán que el sistema es perfecto, y que el problema fundamental es que no has implementado bien el método. Pero basar toda tu argumentación en que “es que no sabes hacerlo bien” me lleva a pensar que quizá el método, por muy perfecto que sea, no es tan sencillo o no es para todo el mundo.

Antes de llegar a una conclusión, plantéate, ¿es realmente así? ¿Eres tú el problema? ¿Por qué no pruebas otras metodologías? O incluso, ¿por qué no desarrollas tu propio método? Confía en ti mismo, prueba lo que te funciona y lo que no, y no te aferres a nada. Lo que hoy vale, mañana no. Lo que vale para ti, igual no vale para otro.

Una vez más, se trata de que te respetes a ti mismo.

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