La palabra organización viene de órgano. ¿Alguna vez has visto al corazón discutir con los pulmones?, ¿o que nadie obedezca al cerebro?, ¿o que al riñón se le olvide realizar su función? ¿A que no? Lo cierto es que para disfrutar de la vida, sobre todo hoy en día, hay que estar organizado. Y para eso, necesitamos un sistema. Uno de los más famosos es el sistema GTD. En este artículo hablaremos de las listas de tareas y los contextos.



Breve resumen de GTD

Este artículo será una continuación de otros dos más, en donde también hablamos de GTD:

Anotarlo todo (GTD parte 1)

Qué es una cita y qué es una tarea (GTD parte 2)

Te animo a echarles un vistazo, pues con este artículo, pretendo cerrar el sistema GTD. De todas formas, te resumo muy rápido lo analizado hasta ahora, añadiendo algunos conceptos que no hemos tratado en los artículos anteriores.

Los 3 subtítulos siguientes son, además, los 3 primeros pasos de los 5 en que se divide el sistema GTD.

Esquema sistema GTD

1. Recopilar (capturar)

Lo primero es capturar todo, absolutamente todo. En GTD se habla de las bandejas de entrada. Una bandeja de entrada puede ser el email, un Whatsapp, una nota que hemos tomado, un papel que nos han dejado en la mesa del despacho, etc.

2. Procesar (aclarar)

¿Qué hacemos con todas esas «cosas» que nos llegan a las bandejas de entrada? Pues hay que procesarlas, o, en otras palabras, determinar qué son.

En el caso de que se trate de algo no accionable, algo que no podemos realizar, como podría ser un correo informativo, tendremos 3 opciones:

  1. Borrarlo si estamos seguros de que no lo necesitaremos
  2. Archivarlo en una especie de «cajón desastre»
  3. Ponerlo en una lista para revisar «algún día».

3. Organizar

Si eso que tenemos en una bandeja de entrada es accionable, si se puede realizar, buscaremos diferenciar entre lo que es un proyecto complejo y lo que son acciones sencillas e independientes.

En este artículo, no entraré de lleno en el concepto de GTD llamado «proyectos». Principalmente, porque se escapa a mi experiencia usando el sistema GTD. Si te interesa mucho el tema, te animo a seguir a referentes como José Miguel Bolivar, David Torné o Jesús Bedmar, entre otros muchos.

Existen además muchos blogs que hablan sobre GTD, como Aprendiendo GTD, Du Tudú, o el blog de Facile Things.

También puedes leer libros sobre GTD, empezando, por supuesto, por el famosísimo libro de David Allen: Organízate con eficacia

Organízate con eficacia - David Allen

Otra opción muy interesante es apuntarte a algún curso que trate esta temática. Aquí tienes un par de recomendaciones:

Kenso – Cursos de productividad y efectividad personal

Aumenta tu productividad al máximo con GTD

Acciones

En el caso de que sea una acción y esta se pueda realizar en menos de 2 minutos, lo suyo, según las reglas del GTD, sería hacerlo. Esto es cuestionable porque pudiera darse el caso de que tengas muchas tareítas de dos minutos, y no tengas tiempo de atenderlas todas de un tirón.

Sea como sea, si son tareas más extensas, tendrás que delegarlas o retrasarlas. Y aquí viene a colación lo de diferenciar entre cita o tarea, que tratamos en el segundo artículo de esta serie.

Si se trata de una cita, la agendaremos, es decir, le pondremos una fecha y hora en el calendario. Fácil.

Ahora bien, ¿qué hacemos si se trata de una tarea que hay que poner en una lista?

Las listas de tareas y los contextos

En este artículo, precisamente, me centraré en las listas de tareas y los contextos, pues creo que, independientemente de que uses GTD o no, el concepto es muy interesante, y se puede aplicar por separado.

Sé que no todo el mundo estará de acuerdo con esta idea. Sin embargo, por experiencia ya de algunos años, puedo decir que el uso de contextos puede mejorar muchísimo tu productividad, aunque no uses GTD.

Antes de nada, las listas de tareas son en realidad listas de «próximas acciones». No tienen una fecha concreta, y por eso no van en la agenda. ¿Cuándo y cómo las llevaremos a cabo? Pues mucho dependerá del contexto.

La pasta de dientes y el contexto

La pasta de dientes y los contextos

Un ejemplo: Queremos comprar pasta de dientes. Lo anotamos (aplauso). Esta es una tarea que no tiene una fecha concreta, y no puede realizarse en 2 minutos porque implica trasladarse al supermercado.

Una pregunta: ¿Cuándo te acordaste de comprar pasta de dientes? ¿A que fue en el baño al ver que ya no podías apretar más el bote?

Vale, ahora vas un día a comprar al super, compras un montón de cosas, pero… ¡vaya! Se te olvidó la pasta de dientes. Y… ¿cuándo te diste cuenta? Al entrar en el baño a lavarte los dientes.

Y es que el cerebro tiene memoria asociada a los lugares (o a los contextos).

El problema es que no hemos anotado lo de comprar pasta de dientes en una lista de tareas con un contexto definido. En este caso, la lista debería ser «lista de la compra» o algo así. De esta manera, cuando te acuerdes o recibas en alguna bandeja de entrada la tarea de comprar algo en el super, lo anotarás en esta lista. Ahora, cuando vayas al supermercado, irás revisando la lista y no se te olvidará nada.

La gran ventaja de los contextos del GTD es que te permite olvidarte y despreocuparte de lo que tienes que recordar. Ya no tendrás que estar pensando «¿y qué era eso que tenía que comprar?».

Así, el contexto es una circunstancia que nos va a permitir realizar una serie de tareas.

Otro ejemplo: El contexto del teléfono

Otro contexto muy típico sería: TELÉFONO.

En el artículo anterior analizamos un ejemplo relacionado con la tarea «llevar el coche al mecánico», que en realidad es un proyecto con varias tareas envueltas. Una de ellas sería llamar al mecánico para pedir cita. ¿En qué lista de tareas debería ir? En la lista con el contexto «teléfono».

Siempre que tengas un teléfono a mano y unos cuantos minutos, podrás hacer todas las llamadas necesarias que tengas en la lista, incluyendo pedir cita al mecánico.

Los estados de ánimo

Como decía antes, esto de los contextos en GTD es brutal. Es una de las maneras más prácticas que he encontrado para aprovechar el tiempo. Podrás juntar todas las tareas, independientemente de lo que sean, o del proyecto al cual pertenezcan, según su contexto.

Por supuesto, como muchas otras cosas, esto de los contextos se puede ampliar y complicar. Está muy de moda lo de los estados de ánimo, los biorritmos y los cronotipos. Seguramente habrás notado que hay días u horarios en los que te encuentras con más ánimo.

Pues bien, aunque no creo que sean en sí mismo «contextos», podrías elaborar una lista donde pongas tareas que requieran toda tu atención, o fuerza física, o silencio. O, al contrario, una lista de tareas poco importantes para cuando estás desganado.

Las prioridades

 Uno de los problemas que se achacan a las listas de tareas es la falta de prioridad. Normalmente harás una lista de tareas que no está ordenada por importancia. Y, precisamente por ese motivo, tu cerebro intentará ir a por las más fáciles, dejando pendientes eternamente aquellas que nos van a costar más.

Establecer una prioridad es interesante porque, independientemente de lo fácil o difícil que sea, vamos a colocar más arriba las más importantes.

Otros «contextos»

Se podrían añadir muchos más factores a las listas de tareas, como por ejemplo la cantidad de tiempo que nos llevará realizarla.

Dependiendo de la herramienta o aplicación que uses, podrás usar una lista de tareas, una categoría, o bien etiquetas, colores y demás funcionalidades.

Una de las muchas herramientas GTD

4. Revisión en GTD

Aunque se tiende a mezclar, revisar es diferente a procesar. Se supone que ya tenemos todo el sistema montado siguiendo los pasos anteriores. Hemos «vaciado» las bandejas de entrada en las diferentes listas según los contextos, hemos hecho limpieza, archivado y agendado.

La revisión tampoco es hacer. Es simplemente revisar, echarle un ojo a esas listas que hemos creado.

Según el sistema GTD, como mínimo, debería haber una revisión mensual profunda, una revisión semanal algo menos exhaustiva, y una revisión diaria para recordar lo que tenemos que hacer.

Tampoco voy a analizar en profundidad el tema de la revisión, porque daría para escribir un libro. Como comenté antes, puedes buscar más información si te interesa de verdad el tema.

La tortilla deconstruida y Marie Kondo

Una tortilla de patatas perfecta y sin deconstruir : el símil perfecto del GTD

Hace poco, hablaba con una amiga que se dedica a la cocina. Aproveché para hacerle una pregunta que me atormentaba desde hacía tiempo. Había visto algún programa tipo reality culinario, en el que se mencionaba la cocina «deconstruida». A mí, francamente, me parecía una tontería cara. Pero, ya que mi amiga era una experta, le pregunté.

¿Qué es deconstruir? Dicho en plan fino, la deconstrucción consiste en respetar las armonías y sabores de los ingredientes de un plato pero transformando sus texturas, formas y temperaturas.

Imagina una tortilla española y sus ingredientes. Pues bien, separas los ingredientes, y haces con ellos otra cosa que sabe a tortilla española, pero tiene otra forma.

Ahora estarás pensando: «a este flipado se le ha colado un párrafo de otro artículo mientras hablaba de GTD».

Pues no. Resulta que a mí, el GTD se me parece a la cocina deconstruída. Agarras un proyecto, lo separas en todas sus partes, lo metes en unas listas con contextos, y al final te sale el proyecto perfectamente ejecutado, pero con otra forma distinta.

También me recuerda el sistema GTD a lo que hace Marie Kondo con la ropa de los armarios. La tira toda al suelo, hace limpieza y la coloca de nuevo, de forma perfectamente ordenada. Pues eso es lo que hace el GTD, solo que, en vez de con ropa, lo hace con acciones.

5. Hacer : la parte clave del GTD

El último y definitivo paso del GTD no requiere una gran explicación. Se trata de hacer, de transformar en vida lo anotado en nuestras listas. Y probablemente este sea el paso más difícil en GTD.

Aunque el sistema GTD pueda parecer complicado, y quizá lo sea para determinados perfiles, lo cierto es que nos simplificará la vida.

Ya no tendremos que preocuparnos de recordar las tareas que tenemos que hacer. Habremos trasladado un montón de datos de nuestra cabeza a un sistema externo que, además, es totalmente fiable si lo usas bien.

Aún así, como queremos ser efectivos, permíteme contarte un cuento a tener en cuenta, valga la redundancia.

La competición de remo entre España y Japón

Competición remo y GTD

El primer año de la competición anual de remo, en la que participaba el equipo español y el japonés, perdieron los españoles.

Los españoles se picaron y pusieron un jefe de equipo, asesores y 8 remeros. Volvieron a participar en la competición, y… volvieron a perder.

Para evitar una nueva derrota, el equipo español creó una comisión que elaboraría un plan, e incluyeron un director de deportes acuáticos, un jefe de equipo, 2 asesores, un analista de datos, encargados de sección y 4 remeros más.

Perdieron una vez más.

No se rindieron. Hicieron un estudio del agua, otro sobre la frecuencia de remo correcta, y un sinfín de datos más. Pero, un año más, volvieron a perder.

Finalmente, contrataron a una consultora externa que les dijera cuál era el secreto de los japoneses. ¿Cuál fue la conclusión de la consultora? Aunque el equipo español estaba bien cualificado, y tenían una organización extrema, el equipo japonés era el único que entrenaba 8 horas al día, 5 días a la semana.

En otras palabras: cuidado con el exceso de planificación. Ojo con la práctica común de escondernos detrás de los sistemas, se llamen GTD o tengan otro nombre. La clave no es el método, sino su ejecución. Al final, todo depende de HACER.

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Jaír Amores

Mi nombre es Jaír y soy de la cosecha del 78. Estoy felizmente casado, tenemos dos preciosas hijas, y vivimos en Las Palmas de Gran Canaria. Desde muy chico, ya me gustaba el tema de la efectividad. Disfrutaba haciéndome un horario, poniendo en marcha sistemas para automatizar tareas. Y… no sé si a ti te ha ocurrido también: me daba cuenta de muchas cosas que podrían hacerse mejor, bien con más eficiencia o eficacia. Me sigue pasando, por cierto. Aparte de la curiosidad innata por estos campos, he leído muchos libros de esta temática, he realizado cursos, y también me he formado gracias a podcasts, blogs, videos, y todo lo que ha caído en mis manos. Tengo muuuuuchas inquietudes. Estudiar y aprender es en sí mismo, un deleite para mí. Y compartir lo que aprendo… todavía mejor si cabe. Estoy convencido de que la efectividad siempre es mejorable, pero… sin olvidar las cosas importantes de la vida.

6 commentarios

Jolly · 30/03/2019 a las 10:21 am

Muchas gracias. Amena y enriquecedora lectura. No conocía el método GTD propiamente. Pero por todo lo que si conozco y más que todo por la experiencia en el hacer, me he servido para mejorar.

    Jaír Amores · 30/03/2019 a las 11:23 am

    Qué bueno Jolly! Pues esa es la clave, mejorar. El sistema solo es una herramienta. Si nos preocupamos por progresar un poquito cada día, ya será más de lo que acostumbra la mayoría. Gracias por comentar. Saludos!

Laura Arribas · 26/03/2019 a las 7:57 pm

Muy interesante Jair. Me parece muy acertado eso de que si nos perdemos en una tecnología, al final lo que podemos perder es el verdadero objetivo de todos estos sistemas: HACER.
Un saludo!

    Jaír Amores · 26/03/2019 a las 8:50 pm

    Muchas gracias Laura por tu comentario. Efectivamente, parece que somos varios los que coincidimos en que, más allá del sistema, la clave está en las acciones. Un saludo para ti también!

Dany Velázquez · 26/03/2019 a las 5:59 am

Me gustó mucho tu artículo y estoy de acuerdo en lo que comentas, lo más importante es la ejecución, no debemos escondernos detrás de los sistemas. Saludos!!

    Jaír Amores · 26/03/2019 a las 9:58 am

    Muchas gracias Dany por tu comentario. Me alegro que te haya gustado el artículo. Efectivamente, por muy buenas intenciones y sistemas que tengamos, al final, lo que nos define son las acciones. Un saludito!

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