Listas de tareas

La difícil relación entre ser disciplinado y las listas de tareas

Se nos ha enseñado que ser disciplinados es bueno. Nos hace falta para levantarnos e ir a trabajar cuando no hay ganas, o para conseguir cualquier marca deportiva. Es difícil lograr algo importante sin disciplina. Pero… ¿qué es la disciplina? Y… ¿qué tiene que ver la disciplina con las listas de tareas?

Qué es disciplina

La disciplina es el conjunto de reglas o normas cuyo cumplimiento de manera constante conducen a cierto resultado.

Hay bastantes definiciones y acepciones, pero básicamente la disciplina tiene dos partes. Primero, la parte de conocer el orden de las reglas o normas, y en segundo lugar, su cumplimiento.

Aunque es cierto que la disciplina es buena, tampoco parece sensato conseguir todos nuestros objetivos a base de tirar de disciplina. ¿Por qué ir al trabajo sin ganas si podemos hacerlo encantados?

La disciplina, al igual que el enfoque y la atención, se gasta. Es imposible mantener un nivel alto de disciplina las 24 horas. No somos robots, ni queremos serlo.

La relación entre las listas de tareas y la disciplina

¿Y qué tiene que ver esto con las listas de tareas? La relación está en la falta de orden de las listas de tareas. Las listas de tareas, normalmente, no tienen orden, sino organización.

Tú puedes tener una lista de la compra, por ejemplo. Está organizada porque todo lo que vayas a comprar irá a parar ahí, a su sitio, a su lista. Pero no está ordenada. No te dice si tienes que comprar primero el pimiento y después el jabón.

Este es un ejemplo sencillo, pero el problema se agrava cuando en tu lista tienes una tarea compleja y que requiere tiempo y esfuerzo, y otra sencilla. Imagina que estás delante de tu ordenador y en tu lista tienes una tarea que dice “elaborar resumen anual de gastos” y otra que pone “responder correo de fulanito aceptando la convocatoria a la reunión”. ¿Cuál de las dos cosas harás?

Al no haber un orden, tu cerebro siempre intentará ir a lo más fácil. Por eso, aunque añadas contextos o categorizaciones por importancia u otros factores, ejecutar correctamente las listas de tareas requiere muchísima disciplina. Es bastante común realizar acciones sencillas de nuestra lista y engañarnos pensando que hemos avanzado, cuando la realidad es que las tareas más importantes de la lista siguen ahí, esperando a que alguien las resucite.

La diferencia entre las listas de tareas y agendar

Practicar un método de organización requiere disciplina. Pero si además, el resultado del método son listas de tareas, resulta que en esa fase anterior a la ejecución aumentamos innecesariamente el nivel de disciplina mínimo.

Este es uno de los motivos que me llevaron a prescindir de las listas de tareas al crear lo que ahora es el método C.A.R.

Agendar acciones en un día y hora concretos no requiere tanta disciplina. Porque cuando veas en tu calendario que dentro de media hora tienes un bloque de 2 horas para redactar ese maldito informe, vas a tener que hacerlo. No hay más opciones en tu lista que te sirvan de excusa para seguir postergando ese informe.

Obviamente, por más bloques de tiempo que tengas en tu calendario, al final se trata de hacer lo que te has propuesto, eso que decidiste que era tan importante como para ocupar parte de tu valioso tiempo. La disciplina necesaria para ejecutar es siempre imprescindible.

Cómo agendar teniendo en cuenta los contextos

Claro, si se analiza bien la información y se agenda correctamente, se eliminan muchas de las barreras típicas que hacen que muchos pierdan su disciplina.

Hay que evitar cosas como agendar la elaboración de un documento complejo a las 5 de la tarde, cuando tu cerebro no da ni para mascar chicle.

La idea es agendar teniendo en cuenta los contextos habituales, nuestras capacidades y necesidades, y nuestros objetivos. Con la práctica, se puede lograr un nivel de aproximamiento entre proyección y realidad que nos permita trabajar sin tener que tirar de disciplina férrea.

¿Entorno volátil?

Habrá quien diga que no tiene sentido agendar algo a un futuro si no sabes lo que sucederá de aquí a allá. Para eso, en el método C.A.R., durante el anáilis, se tienen en cuenta los imprevistos y se dan los recursos para variar lo proyectado.

Pero fíjate que, una vez más, lo que hacemos es decidir conscientemente en base a un imprevisto real, en vez de postergar una acción solo porque nuestro cerebro encontró en la lista una “golosina” más sencilla de realizar.

Además, los imprevistos deberían ser eso: imprevistos. Yo no creo demasiado eso de que vivimos en un entorno volátil. Hay una línea muy fina entre ser adaptable y flexible y trabajar reaccionando a lo que nos mandan las circunstancias y lo que nos dicen los demás.

En el método C.A.R. se analiza diariamente, con lo que puedes gestionar la mayoría de variaciones en tu calendario con bastante tiempo, sin necesidad de hacer cambios de última hora.

Seguramente habrá entornos de trabajo en los que lo que se proyectó ayer ya no sirve hoy. Pero si eso es una constante, la pregunta es para qué narices siguen proyectando. Mejor sería, sencillamente, ir trabajando sobre la marcha; levantarse por la mañana y preguntar: “¿Qué tenemos para hoy?”. Para ese tipo de trabajo no hace falta ningún método, creo yo. Más bien hace falta un buen médico que nos trate el estrés que nos va a producir vivir así.

Sin embargo, en la mayoría de ocasiones, gracias a un método y un poco de disciplina, podemos hacer lo que realmente queremos: vivir nuestra vida, no la de los demás.


Resumiendo

La disciplina es útil, pero no debemos depender demasiado de ella. Las listas de tareas, al dar varias opciones, requieren mayor disciplina. Por contra, usar un método, agendar con inteligencia y revisar las próximas acciones, facilita la ejecución final. Así que… tú dirás… ¿seguirás pidiéndote más disciplina de la necesaria? ¿O buscarás métodos para facilitar tus objetivos?

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