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Cómo archivar de forma inteligente

Archivar es la mejor manera de no perder toda aquella información que consideramos útil. Es por eso, que archivar es un proceso que forma parte de casi todos los métodos de productividad personal. Ahora bien, ¿cómo archivar de forma correcta? ¿Es bueno hacer categorías, etiquetas, usar colores? ¿Dónde archivar? ¿Debemos pasar toda la información a un sitio concreto? ¿O podemos archivar en diferentes sitios? En este artículo vamos a ver cómo archivar de forma inteligente.

*Este artículo forma parte del módulo de potenciación del curso C.A.R.

Las reglas básicas para archivar correctamente

Antes de entrar en materia sobre cómo archivar, hay algunos puntos básicos que debemos tener en cuenta.

  • En primer lugar, es importante archivar lo necesario. No más, ni tampoco menos. A veces archivamos información que podemos encontrar fácilmente en internet, con la ventaja de que estará actualizada o se nos dará información de más calidad. Por eso solo debemos archivar lo que consideremos importante guardar.
  • El archivo debe ser lo más accesible posible. Exceptuando algunos elementos del archivo físico, todo debería estar sincronizado con la nube (sea esta pública, en opción de pago, o con un servidor propio).
  • El archivo debe estar organizado, pero no necesariamente ordenado. La diferencia entre orden y organización es que organizar es poner cada cosa en su lugar, mientras que ordenar es colocar según color, tamaño, u otros valores. Dado que los sistemas de búsqueda de las aplicaciones digitales son bastante avanzados, perderemos tiempo ordenando demasiado. Lo importante es que cada elemento esté en su lugar y correctamente nombrado.
  • El lugar donde archivamos no se debe mezclar con el lugar donde capturamos, pues generaría bastante confusión, y se podrían perder datos.
  • El proceso de archivar debe ser sencillo, intuitivo, rápido.

Dónde archivar

Una tendencia en el mundo de la productividad es usar una aplicación concreta para archivar información. En la mayoría de ocasiones se usan aplicaciones que no fueron creadas para archivar, sino para gestionar tareas o tomar notas.

En otros casos, se aconseja transformar la información y traspasarla a una única ubicación. Por ejemplo, imprimir en pdf un correo y pasarlo a una carpeta del ordenador, o pasar toda la información a notas.

Otra forma de disponer de toda la información en un mismo lugar es usar canales de Telegram o un grupo privado de Whatsapp. En Telegram, te creas un canal privado y así solo accedes tú. Y en Whatsapp creas un grupo con tu pareja o algún amigo, después lo eliminas del grupo, y a partir de ahí es como si fuera un archivo a donde puedes escribir cualquier cosa.

En mi experiencia, he pasado por distintas formas de archivar, y finalmente he llegado a una conclusión. Aunque es bueno tener la mínima cantidad posible de archivos, cada ítem debe ir donde mejor pueda ser tratado. En la práctica, esto envuelve tener distintos archivos según el tipo de información.

Un ejemplo sencillo. Imagina que encuentras un sitio interesante, quizá una playa que te gusta. Capturas la información, y al analizarla, decides que es lo suficientemente importante como para archivarla. Podrías archivarla en una nota titulada «PLAYAS». Pero, al ser una ubicación, ¿no sería una buena opción crear una lista en Google Maps y guardarla ahí, añadiendo las notas que creamos oportunas?

Pasado un tiempo, quieres ir a esa playa, así que recuperas la ubicación y pides a Google Maps que te lleve allí. Puedes compartir la ubicación, añadir paradas o lo que te permita la app. Todo… en un solo paso.

¿Te suena lógico? Aquí tienes algunas ideas parecidas sobre archivos inteligentes:

  • Películas y series en «Mi lista» de la aplicación de Netflix en mi tv.
  • Música en listas de Spotify.
  • Libros en mi ereader.
  • Podcasts en mi podcatcher.
  • Datos sobre personas (incluyendo descripciones como religión, gustos, profesión) en la aplicación de contactos del móvil.
  • Papeles importantes, como la escritura de una casa, en un archivador físico (después de digitalizarlos y archivar los pdf, claro).
  • Urls en marcadores del navegador.
  • Blogs en un agregador de feeds, como Feedly.
  • Apuntes financieros a nuestro excel o app de contabilidad.

Qué ventajas tiene archivar directamente en donde vamos a usar la información

Como puedes ver, la idea es archivar la información allá donde vayamos a usarla.

Obviamente, no es un sistema perfecto. Lo cierto es que perdemos algo de control sobre la información, aunque el riesgo de que esa información desaparezca es muy poco. Casi todas las apps tienen la opción de traspasar la información. Además, desde el momento que digitalizas datos, da igual lo que uses, siempre hay un riesgo. Otro inconveniente es el uso que den a nuestros datos, o tener que aguantar publicidad.

Existen opciones intermedias como aplicaciones de pago que aseguran un buen uso de tus datos y eliminan la publicidad. Y, por supuesto, en muchos casos, puedes crearte tus propios listados en notas o documentos de texto.

Por otro lado, las ventajas de archivar los distintos elementos en contenedores diseñados para funciones concretas son muchísimas. La primera y más importante es el factor tiempo. Estarás recuperando y usando la información en un solo paso, sin copiar y pegar ni buscar en varios sitios. Además, puedes compartir, borrar, modificar la información.

Si te fijas, lo que hacemos al capturar, archivar o agendar, es extender nuestra mente. Sacar los datos de ahí y ponerlos en un sistema en el que confiamos. Es como tener un segundo cerebro. Y hablando de eso, ¿cómo funciona nuestro cerebro? ¡Precisamente como acabamos de explicar con la forma de archivar!

Nuestro cerebro no archiva la información en un único sitio, sino que los datos están en muchos sitios, y se recuperan cuando se activa una referencia: un olor, una imagen, una persona o un lugar.

Así que tú decides. ¿Archivarás en cualquier sitio? ¿O lo harás de forma inteligente?


Resumiendo

Archivar la información que consideramos valiosa es fundamental. Aunque debemos limitar la cantidad de archivos, la opción más inteligente e intuitiva es archivar los datos allá donde vayamos a usarlos. Así estaremos imitando el funcionamiento de nuestro cerebro, y ahorrando tiempo y recursos.