Qué es una cita y qué es una tarea (GTD parte 2)

Publicado por Jaír Amores en

“Tengo que llevar el coche al mecánico”… ¿Te ha pasado alguna vez que anotas algo parecido, pasa el tiempo, y sigues sin hacerlo? Por cierto… eso de llevar el coche al mecánico, ¿qué era? ¿una cita o una tarea? En este capítulo hablaremos sobre GTD, sobre las citas, las tareas y mucho más..

Si lo prefieres, también puedes escuchar la explicación de esta entrada en audio en iVoox o en video en el canal de YouTube

El cochecito

El coche.. ese enorme avance de la humanidad… también se rompe. Y resulta que un día oyes un ruidito, y ¡hala! Hay que llevarlo al taller. La cosa pinta mal. Pero… ¿eso qué es? ¿una cita o una tarea?

Coche ardiendo
La cosa pinta mal, muy mal

Esta entrada es una continuación del post de anotarlo todo, y forma parte del sistema GTD. Bueno, siendo francos, lo que voy a explicar tampoco es que sea GTD puro. El método es tremendamente complejo, pero la verdad es que si, por lo menos, entendemos y aplicamos algunos de sus conceptos, ya hemos ganado un montón en organización personal. GTD son las siglas en inglés para Getting Things Done. Y consiste en tres pasos básicamente.

  1. Atrapar o recopilar
  2. Procesar
  3. Hacer

El autor es David Allen, y en español su libro se llama “Organízate con eficacia”. Ha sido un super-ventas en su sector.

El GTD se basa en el principio de que una persona necesita liberar su mente de las tareas pendientes guardando las en un lugar. Al consultar posteriormente en ese sitio (figurativamente hablando), pues, simplemente, las realiza. Además, las hace en el momento adecuado. Así se puede concentrar en eso y vivir la vida con la mente limpia y tranquila, o dicho de otro modo, de forma efectiva.


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Aquí tienes un video que lo explica bastante bien:

GTD y sus inconvenientes

El método es tremendamente conocido en el mundo de la organización y de la productividad. De hecho, hay gente que lleva años dedicándose a enseñar este método a altos directivo o empresarios (y ganándose la vida).

¿Cuál es el problema del método según mi forma de verlo? Es muy complejo. Tremendamente complejo. Tanto que hay que estudiar para poder ponerlo en práctica.

Pensemos que este señor, David Allen, dedicó mucho tiempo a observar métodos de gestión del tiempo o de productividad, y una cosa en la que se fijó fue la cadena de montaje de las fábricas. Y de todo lo que él extrajo, quiso aplicarlo a la vida de los seres humanos. Fijémonos en lo extremo que es el sistema en sí mismo.

Cadena de montaje fábrica

Ya digo… es muy complejo, hay que estudiarlo, practicar… y acostumbrarse. Encima, es posible que con el tiempo te des cuenta de que no lo estás haciendo bien, y tienes que reciclarte. Porque otra cosita que tiene el método es que si no lo haces como te dicen, pierde mucha efectividad.

Eso sí, el método es tan bueno, que a las personas que lo utilizan les cambia la vida.

Para quién es el método GTD

Claro, sobre todo, el método les funciona muy bien a aquellos que tienen muchísimas tareas a realizar. La mayoría de las personas término medio, como un servidor, no tenemos tantas tareas, y por lo tanto, quizá el método sea demasiado. Vamos, que sería como matar moscas a cañonazos. Una buena regla para este método y para cualquier otro sistema de organización es que si el método te lleva más tiempo del que te ahorra, igual no es tan buena idea seguirlo.

Por supuesto, los diferentes procesos del GTD se pueden extrapolar, o bien pueden servir como inicio. Es decir, que aunque no sigas el GTD a rajatabla, puedes usar los conceptos para tu beneficio.

Ya vimos en una entrada anterior lo de anotarlo todo todo.

Las bandejas de entrada

Aparte de lo que anotamos nosotros, sea en un papel o en un sistema electrónico, tipo Google Keep o parecido, vamos a tener una entrada de “cosas” por otros medios. A esto en GTD se le llama “bandejas de entrada”. Una bandeja de entrada puede ser el buzón de correos de toda la vida. Te llega una carta con una factura (porque otra cosa no suele ser), la recoges y la pones en la mesa del escritiorio. Ahí tienes otra bandeja de entrada: la mesa del escritorio.

El sms, el whatsapp, el correo electrónico… también son bandejas de entrada.

Bandeja de entrada

Pues bien… con todo eso, con todas estas bandejas de entrada… ¿qué hacemos? Hay que sentarse cada cierto tiempo a procesar, que es el segundo paso del GTD. Y procesar es simplemente ver lo que tenemos delante y preguntarnos “¿esto qué es?”. De ahí la pregunta del título. ¿Qué es? ¿Una cita o una tarea? Esto parece una tontería, pero el problema es que no se suele hacer. Y por eso hay muchos errores de organización.

Procesar

¿Cuántas veces hay que procesar lo que nos va entrando en las diferentes bandejas? Dependerá de la cantidad de cosas que nos entran. Claro, hay que evitar que nos entre mucha basura, porque entonces el procesar se convierte en limpiar, y no es la idea.

Como promedio, una persona normal, con una vez al día que dedique media horita a procesar, es más que suficiente.

Una nota antes de proseguir. No se si te has dado cuenta de que esto de procesar te va a hacer ganar un montón de tiempo. ¿Por qué? Porque no vas a estar mirando y atendiendo todo el día lo que te va entrando por el correo, los mensajes, las cosas que te van diciendo… En vez de hacerlo un montón de veces a lo largo de una jornada, dedicas un tiempo específico a atender todo. Bueno, perdón, a procesar todo.

Borrar

Vale… ahora vamos a procesar. Sacamos un elemento de una de las bandejas y preguntamos: “¿esto qué es?” (si puede ser con voz de maúro). Pueden ocurrir varias cosas. Por ejemplo, pudiera ser basura. Muchas veces nos entra correo basura, spam, o nos mandan promociones por el correo postal, o hasta puede suceder que hayamos anotado algo, y ahora veamos que no era nada. Todo eso, se borra sin contemplaciones. No se deja en la bandeja de entrada a ver si batimos el récord de mensajes sin leer en el mail. Yo he visto algunos con miles… no se si esto es muy sano.

Papelera llena de basura
Que no se te acumule tanta basura, por favor!

No va a pasar nada por borrar, siempre que sea basura. Además, muchos de los métodos digitales, como el correo electrónico, mantienen durante un tiempo la basura, por si queremos recuperarla. Hasta si es un papel que tiramos en la papelera física, hasta que no la llevemos al contenedor en la calle, podremos recuperarlo.

Archivar

Segunda opción. Resulta que lo que tenemos ahí delante, no es basura, pero tampoco podemos hacer nada con ello. Por lo menos, por el momento. Nos gustaría guardarlo porque igual en un futuro tenemos que consultarlo. Con este tipo de cosas, lo que hay que hacer es archivarlo. Si es papel, como alguna factura, o algo así, podemos ponerlo en el archivador de toda la vida. Ese archivador de metal que tenemos en algún mueble, y que habrá que coger rápido el día que se incendie la casa. Ese…

Archivador

Habría que separar un poco lo que tenemos en el archivador, clasificarlo por carpetas, o algo parecido. Aunque lo mejor es digitalizar todo lo que sea posible. Es tan sencillo como hacer una foto con el móvil y guardar la foto después.

Ahora bien, si lo que queremos guardar ya es digital, un correo electrónico, una nota, intentemos guardarlo en alguna carpeta del ordenador o del móvil. Aquí podemos caer en el error de crear un montón de carpetas, subcarpetas hasta llegar a formar una jungla difícil de gestionar. Esta bien el orden, pero igual este extremo nos va a complicar mucho.

Incluso hay gente que aboga por un sistema sencillo: una sola carpeta. Se aseguran de darle un nombre específico al archivo, y listo. Si algún día lo necesitan, usando el buscador lo encuentran rápidamente. Hay quien llama a esta única carpeta “baúl desastre” o “baúl de los recuerdos”. En este caso, lo digital gana a lo material.

Bien… ya tenemos dos opciones: borrar y archivar.

Una cita y una tarea, o más

Llegamos a la tercera y cuarta opción. Las citas y las tareas. Empezamos este capítulo diciendo que el coche no nos suena bien, tiene una avería, y hay que llevarlo al mecánico. Lo anotamos en una notita: “llevar coche al mecánico”. Y cuando vamos a procesar, nos hacemos la pregunta de rigor: “¿y esto qué es?”. No es para borrar, ni tampoco para archivar. ¡Hay que hacer algo con eso!

Sin embargo, siento decirte que “eso” no es ni una cita, ni una tarea. En realidad son una o más citas, y una o más tareas.

Una cita puede ser también una tarea
Citas que pueden ser tareas

Piensa en lo siguiente: A lo mejor no tienes mecánico, y tienes que buscar uno por internet, o preguntar a alguien. Ya eso es una tarea. Después hay que llamar al mecánico para pedir cita para un día en concreto: otra tarea. Además resulta que ese día que vamos a pedir cita, hay que avisar al vecino o al abuelo o a quien sea, para que nos lleve a los niños al colegio.

¿Has visto lo importante de la preguntita “y esto qué es”? Como no tengas cuidado, igual te pasa que tu cerebro piensa que eso de llevar el coche al mecánico es complicado, y lo va postergando. El cerebro te va a decir: “quita, quita… dame otra cosa más sencillita”. Sin embargo, si divides la tarea en las citas y tareas correspondientes que se pueden ejecutar de una sola vez, y si colocas estas citas y tareas donde van, entonces sí puedes empezar a trabajar.

Ya tenemos la cita, ¿o no?

Vale, vamos a poner que ya tenemos claro lo primero que hay que hacer: llamar al mecánico. Tienes su número, así que no hay problema. ¿Esto qué es? ¿una cita o una tarea? Por fín!!! Sí, es una tarea. No es una cita porque no hay por qué realizarla en un momento específico. Una tarea consiste en una acción que hay que realizar en un momento dado DENTRO DE UN PERIODO DE TIEMPO.

Pero vamos a complicarlo. Resulta que yo solo puedo llamar al mecánico mañana a las 11:30 de la mañana. Y esto es porque es la hora de descanso en el trabajo. Y como salgo muy tarde, y no tengo teléfono disponible, o llamo a esa hora, o tengo el riesgo de no localizar al mecánico. ¡Sorpresa! Ahora parece que ya no es una tarea… ahora es una cita.

¿Has visto la diferencia? Una cita es una acción que hay que realizar en un día y hora concretos. Una tarea es una acción que puede ser realizada en el momento que queramos dentro de un plazo. Las tareas pueden tener una fecha de inicio y una fecha de finalización. También tienen contextos y más cosas, pero de las tareas hablaremos en otro capítulo (aquí te dejo el enlace).

¿Qué te parece hasta ahora? Ten en cuenta que esto que tardamos mucho en explicar, se hace cuando procesamos en segundos. Pero es necesario saber cómo hay que hacerlo bien, y por eso tanta explicación… (Disculpa)

Un error a evitar

Un error común que muchos cometen. ¿Dónde se anota la cita? Al calendario, ¿verdad? Bien… imagina la siguiente situación:

Te viene un amigo y te dice: “¿Quedamos tal día para tomar algo?”. Tu miras tu agenda, porque eres super organizado, ves que lo tienes libre, y le dices: “perfecto, allí quedamos”. Le das la mano, lo anotas en el calendario, quedas genial con tu amigo… pero ahora resulta que llegas a tu casa, te pones a procesar, y ves un correo de tu jefe que te solicita para el mismo día y hora que has quedado con tu amigo. Así que ahora te toca llamar al amigacho y decirle: “Lo siento, no va a poder ser”. Tu amigo se ríe de tu “organización”, y te aconseja que tires esa agenda a la basura.

Escultura darse la mano
Quedamos amigo!

¿Dónde está el problema? Nos hemos saltado un paso. Para que el sistema funcione, no podemos decidir sobre la marcha si algo es una cita, una tarea, o hay que archivarlo… Debemos recopilarlo (anotarlo), y después, cuando procesemos, entonces decidiremos si podemos atenderlo o no.

Así que al amigo hay que decirle: “me lo anoto, y te digo en breve si es posible”. No decimos ni que si ni que no. Cuando procesemos todas las bandejas de entrada, decidimos. Vamos a quedar muy bien en organización, cumpliremos nuestra palabra después, y, no se lo digas a nadie, pero si no te interesa quedar con él, ya tienes la excusa perfecta. Sin mentir ehhh, ya le diremos que no es posible o algo consecuente, pero mentir no…

Resumen

Antes de concluir, un pequeño resumen de todo esto:

  1. Se anota todo lo que nos dicen, todo lo que se nos ocurre…
  2. Se procesa (pregunta “¿qué es esto?”) lo que hemos anotado, además de todo lo que tenemos en las bandejas de entrada.
  3. Si es basura, a la basura.
  4. Cuando es para más adelante, o para consultar, pero no para ahora, lo archivamos
  5. Si es para un momento concreto, lo anotamos en el calendario
  6. Si es una tarea… (jejeje, esto no lo hemos visto… lo dejamos para otro capítulo)

De momento tengo publicados tres post sobre GTD: Anotar todo (GTD parte 1), Qué es una cita y qué es una tarea (GTD parte 2) y Las listas de tareas y los contextos (GTD parte 3)

Sistema GTD tarea y cita

En conclusión

Espero que te haya gustado lo que hemos visto hoy… Se que es un poco complejo, pero por lo menos tener la noción, nos va a ayudar.

Recuerda una cosa importante:

Cada día es como una maleta. Dependiendo de cómo lo ordenes, te cabrán más o menos cosas. Tu decides…

Antes de terminar, ayúdame, por favor… Me gustaría que este contenido llegue a más personas (si te ha parecido útil, por supuesto). ¿Y cómo? Pues con “me gusta”, valoraciones, comentarios… Piensa que la gratitud se da cuando la memoria se almacena en el corazón y no en la mente, según dijo Lionel Hampton. Y en EfectiVida me gustaría tocar el corazón, no solo la mente.

Sea como sea, muchas gracias. Mientras nos vemos de nuevo (virtualmente), ¡que lo pases muy bien!

*Créditos de la música

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Categorías: Blog

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